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Unter Kostenerfassung versteht man die Zuordnung der Kosten zu einem Konto.

Während bei der Bezahlung einer Rechnung meist klar ist, woher das Geld kam (vom Girokonto), ist es bei einer unklaren internen Bestellung nicht sicher, ob der Betrag der Abteilung des Bestellers oder einem Projekt zugeordnet wird.

In einem gut organisierten Kostenstellensystem ist bereits bei Bestellung anzugeben, auf welche Kostenstelle der Rechnungsbetrag später gebucht wird.