Glossar / Lexikon

English: Identity Document / Español: Documento de identidad / Português: Documento de identificação / Français: Pièce d'identité / Italiano: Documento d'identità

Ein Ausweisdokument bezeichnet im Finanzen- und Bankwesen ein amtliches, behördlich ausgestelltes Dokument, das zur eindeutigen Feststellung und Verifizierung der Identität einer natürlichen Person dient. Es ist ein zentrales Instrument zur Einhaltung der gesetzlichen Pflichten zur Legitimation und Identifizierung von Kunden (Know-Your-Customer, KYC) und zur Bekämpfung von Geldwäsche (AML) und Terrorismusfinanzierung (CTF). Ohne ein gültiges Ausweisdokument können in der Regel keine Geschäftsbeziehungen mit Finanzinstituten aufgenommen werden.

Allgemeine Beschreibung

Finanzinstitute (Banken, Versicherungen, Wertpapierdienstleister) sind global und national gesetzlich verpflichtet, die Identität ihrer Kunden zweifelsfrei festzustellen. In Deutschland wird diese Pflicht primär durch das Geldwäschegesetz (GwG) und das Kreditwesengesetz (KWG) geregelt. Das Ausweisdokument dient dabei als primärer Nachweis der Identität und der Adresse.

Typische Ausweisdokumente im Finanzkontext sind:

• Reisepass: Besonders bei internationalen Kunden oder Geschäftsbeziehungen.

• Personalausweis: Das Standarddokument für inländische Kunden in Deutschland und der EU.

• Elektronischer Aufenthaltstitel (eAT): Für ausländische Kunden mit Wohnsitz in Deutschland.

Der Legitimationsvorgang (Identifizierung) mithilfe des Ausweisdokuments umfasst:

1. Sichtung: Die physische oder digitale Prüfung des Dokuments auf Gültigkeit und Echtheit.

2. Erfassung: Die Erfassung und Speicherung der relevanten Daten (Name, Geburtsdatum, Ausweisnummer, Gültigkeitsdauer) durch das Finanzinstitut.

3. Verifizierung: Die Abgleichung der Kundendaten mit dem Dokument und in modernen Verfahren auch mit biometrischen oder Video-Identifikationsprozessen.

Die Pflicht zur Legitimation dient dazu, sicherzustellen, dass Finanztransaktionen nicht zur Verschleierung der Herkunft kriminell erworbener Gelder genutzt werden.

Typische Ausprägungen

Die Legitimation mittels Ausweisdokument kann auf verschiedene Arten erfolgen:

• PostIdent-Verfahren: Der Kunde legt sein Ausweisdokument in einer Postfiliale vor, wo die Identität durch einen Mitarbeiter der Post bestätigt und die Daten an das Finanzinstitut übermittelt werden.

• VideoIdent-Verfahren: Die Identifizierung erfolgt über einen Video-Chat. Der Kunde hält sein Ausweisdokument in die Kamera, während ein geschulter Mitarbeiter die Daten abgleicht und Sicherheitsmerkmale prüft. Dieses Verfahren wird häufig von FinTechs und Online-Banken genutzt.

• eID-Funktion (Online-Ausweisfunktion): Kunden können die Online-Funktion des Personalausweises nutzen, um sich digital und hochsicher zu legitimieren.

• Vor-Ort-Legitimation: Die Identifizierung erfolgt durch einen Mitarbeiter des Finanzinstituts in der Filiale, wobei das Dokument persönlich vorgelegt werden muss.

Anwendungsbereiche

• Kontoeröffnung: Bei der Eröffnung eines Girokontos, Depots oder Sparkontos ist die Vorlage eines Ausweisdokuments zwingend erforderlich.

• Kreditvergabe: Bei der Beantragung eines Kredits oder Darlehens dient das Ausweisdokument der Kreditwürdigkeitsprüfung und der Legitimation des Kreditnehmers.

• Geldwäscheprävention (AML): Das Ausweisdokument ist der zentrale Pfeiler der KYC-Prozesse, um die Identität und Hintergründe der Geschäftspartner zu klären.

• Internationale Zahlungen: Bei großen oder verdächtigen Transaktionen können Finanzinstitute die erneute Legitimation oder die Vorlage weiterer Dokumente verlangen.

• Notarielle Geschäfte: Notare benötigen für die Abwicklung von Immobiliengeschäften oder Gesellschaftsgründungen ebenfalls gültige Ausweisdokumente zur Identitätsfeststellung.

Risiken und Herausforderungen

Der Einsatz von Ausweisdokumenten im Finanzkontext ist mit folgenden Risiken verbunden:

• Fälschung und Manipulation: Das Risiko der Vorlage gefälschter oder gestohlener Ausweisdokumente, um die Identität zu verschleiern und Geldwäsche zu betreiben. Die Finanzinstitute müssen in moderne Erkennungstechnologien investieren.

• Datenschutz und -sicherheit: Die Speicherung sensibler personenbezogener Daten aus den Ausweisdokumenten erfordert höchste Sicherheitsstandards gemäß der DSGVO, um Datenlecks zu verhindern.

• Fehler im Identifikationsprozess: Technische Fehler in VideoIdent-Verfahren oder menschliche Fehler bei der Sichtung können zu einer fehlerhaften oder unvollständigen Legitimation führen, was Regulierungsstrafen nach sich ziehen kann.

• Verzögerung von Geschäftsprozessen: Insbesondere bei komplexen internationalen Legitimationen kann der Prozess der Ausweisdokumentenprüfung zu erheblichen Verzögerungen bei der Aufnahme von Geschäftsbeziehungen führen.

Beispielsätze

• Bitte legen Sie bei der Eröffnung Ihres Depots ein gültiges Ausweisdokument für die Identitätsprüfung vor.

• Die Bank nutzt das VideoIdent-Verfahren, um die Daten Ihres Ausweisdokuments digital zu verifizieren.

• Im Rahmen der Geldwäschebekämpfung müssen alle Kunden ein amtliches Ausweisdokument zur Legitimation verwenden.

• Die Kreditabteilung benötigte eine Kopie des Ausweisdokuments des Kreditnehmers als Bestandteil der Kreditakte.

• Finanzinstitute sind verpflichtet, die Gültigkeitsdauer des Ausweisdokuments zu prüfen und regelmäßig zu aktualisieren.

Ähnliche Begriffe

• Know-Your-Customer (KYC): Das regulatorische Gesamtverfahren zur Identifizierung und Überprüfung der Kunden und ihrer Geschäftstätigkeit.

• Geldwäschegesetz (GwG): Das zentrale deutsche Gesetz, das die Pflicht zur Legitimation mittels Ausweisdokument festschreibt.

• Identifikationspflicht: Die gesetzliche Pflicht von Finanzinstituten, die Identität ihrer Kunden vor Geschäftsbeginn festzustellen.

• Legitimationsprüfung: Der konkrete Vorgang der Überprüfung der Daten und der Echtheit des vorgelegten Ausweisdokuments.

Zusammenfassung

Das Ausweisdokument ist im Finanzwesen ein unverzichtbares Instrument zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten zur Identifizierung der Kunden (KYC). Es dient als Grundlage für die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (AML/CTF). Finanzinstitute nutzen verschiedene formelle Verfahren (VideoIdent, PostIdent), um die Daten des Ausweisdokuments sicher zu verifizieren, stehen dabei jedoch vor den Herausforderungen der Dokumentenfälschung und des Datenschutzes (DSGVO).

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