English: Point of sale system / Español: Sistema de caja registradora / Português: Sistema de caixa registradora / Français: Système de caisse / Italiano: Sistema di cassa
Ein Kassensystem verbucht die Bareinnahmen eines Unternehmens. Unternehmen, die ihre Produkte und Dienstleistungen auch gegen Barzahlung anbieten, benötigen ein Kassensystem, das ihnen die Abrechnung allgemein und speziell mit dem Finanzamt und u.U. dem Franchisegeber erleichtert.
Kassensysteme – Eine Übersicht
Die Investition in ein elektronisches Kassensystem ist eindeutig ein Schritt in die Zukunft. Zwar gibt es in Deutschland noch keine Registrierkassenpflicht, wie lange diese noch auf sich warten lässt ist ungewiss. Im Nachbarland Österreich besteht sie bereits seit 2016. Elektronische Kassensysteme sind fälschungssicher und sparen noch dazu wertvolle Arbeitszeit. Eine Sonderstellung nehmen Kassensysteme für Franchiseunternehmen ein: Sie müssen nämlich die Anforderungen des Franchisenehmers und -gebers entsprechen.
Grundsätzliches zur Registrierkasse
Vereinfacht gesagt ist eine Registrierkasse ein elektronisches Gerät, das die Abrechnung vom Verkauf von Dienstleistungen und Produkten erleichtert. Dazu werden Daten erfasst und dem Kunden können übersichtlich die einzelnen Posten eines Verkaufs übermittelt werden. Auf dem Beleg wird nicht nur die Leistung und der Artikel, sondern auch die Mehrwertsteuer ausgewiesen. Die Belege aus einer Registrierkasse können für Steuererklärungen und die Buchhaltung im Allgemeinen genutzt werden. Sie ersetzen eine von Hand geschriebene Rechnung und sind eine moderne Alternative zur offenen Ladenkasse. Die Registrierkasse rechnet alle Buchungen eines Tages ab und so können alle Verkäufe im Zuge einer außerordentlichen Betriebsprüfung nachgewiesen werden.
Kassensysteme für Franchiseunternehmen
Franchising ist heute ein beliebtes Unternehmenskonzept. Kein Wunder, denn bei diesem System gelingt der Markteintritt meist problemlos. Franchisenehmer greifen auf ein bewährtes Modell zurück und übernehmen den Betrieb schlüsselfertig. Marketingkampagnen, Werbung und oft auch der Standort sind vorgegeben. Manche Franchisegeber setzen voraus, dass alle Standorte mit demselben Kassensystem arbeiten. Dann lässt sich die Performance leicht nachvollziehen und Filialen auf Knopfdruck verglichen werden. Außer den fixen müssen auch die vom Umsatz abhängigen Gebühren mit einfließen. Die Warenbeschaffung, die ebenfalls im Kassensystem integriert ist, muss sowohl mit dem Franchisegeber als auch mit externen Lieferanten vernetzt sein. Auf der anderen Seite wiederum soll die leichte Bedienbarkeit gegeben sein. Gerade bei Franchiseunternehmen im Gastgewerbe kommen oft Aushilfskräfte und Saisonarbeiter zum Einsatz. Für sie ist eine kurze Einschulungszeit besonders wichtig. Ein weiteres wichtiges Kriterium bei Kassensystemen für Franchiseunternehmen ist die Erweiterbarkeit. Kommen neue Standorte dazu, muss das Programm problemlos zu erweitern sein.
Kassensysteme für verschiedene Branchen
Für welches Kassensystem sich ein Unternehmer entscheidet hängt unter anderem von der Branche ab. Für den Einzelhandel bieten sich platzsparende Modelle an, die in kurzer Zeit viele Artikel erfassen können. Bereits seit 20 Jahren gibt es Tillhub. Das Unternehmen bedient sowohl den Einzelhandel als auch Dienstleister und bietet neben einem elektronischen Kassenbuch auch Onlineshop-Lösungen und ein Warenwirtschaftsprogramm. Quickbon zeichnet sich durch leichte Bedienung ein. Die selbsterklärende Oberfläche verkürzt die Einschulungszeit signifikant. Praktisch sind auch die automatisch ablaufenden Softwareupdates. Komplexer sind die Kassensysteme, die in der Gastronomie zum Einsatz kommen. Immerhin benötigen die Mitarbeiter ein mobiles Gerät, um am Tisch Bestellungen aufzunehmen. Außerdem soll es eine schnelle Abrechnung ermöglichen, wenn Gäste bezahlen wollen. Eines der bekannten Systeme ist Ready2order. Wie der Name schon vermuten lässt, wurde es speziell für die Gastronomie konzipiert. Die Kassensoftware kann als App mit Android, iOS oder Windows verwendet werden. Es ist möglich, einem Tisch getrennte Rechnungen auszustellen und via Kartenterminal zu bezahlen. SumUp oder Paymash sind Beispiele für Kassensysteme, die sich besonders gut für Dienstleister eignen. Frisöre, Kosmetiker, Masseure und andere Berufsgruppen benötigen mobile System, die günstig und einfach zu bedienen sind.