Glossar / Lexikon

English: Bookkeeping / Español: Contaduría/ Português: Escrituração

Die vielseitige Herausforderung der Buchhaltung betrifft die korrekte Aufzeichnung und Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Dazu zählen neben Einnahmen und Ausgaben auch offene Verbindlichkeiten und Abschreibungen. Das rechtliche Rahmenwerk der Buchhaltungspflichten findet sich in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Unternehmer finden Unterstützung in leistungsstarken Buchhaltungs-Softwarelösungen oder Steuerberatern.

Definition und Überblick zur Buchhaltung

Allgemein ist Buchhaltung als Pflicht jedes Unternehmers oder Unternehmens zu verstehen, geschäftliche Vorfälle zu dokumentieren. Die buchhalterische Praxis unterscheidet sich erheblich in Anbetracht der Rechtsform und Größe einer Firma. Wer beispielsweise die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kann, ist nur zu einer vereinfachten Form der Gewinnermittlung verpflichtet. Größere Kapitalgesellschaften wie GmbHs sind hingegen bilanzpflichtig und müssen die Aufgabe der doppelten Buchführung meistern.

Der juristische Überbau der buchhalterischen Pflichten wird von den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung gebildet. Hierbei handelt es sich um ein teils aus schriftlich fixierten und teils aus ungeschriebenen Regeln bestehendes Rahmenwerk über die Buchführung und Bilanzierung.

Stellenwert und Relevanz der Buchhaltung

Die Buchhaltung betrifft die Interessen mehrerer Parteien. Es geht nicht nur um die Darlegung wirtschaftlicher Zahlen, die eigene Zahlungsverpflichtungen (beispielsweise Steuern) betreffen. Weitere Interessengruppen und Stakeholder umfassen Kreditgeber, Staat und Personal. Arbeitnehmer haben ein Interesse an einem stabilen Unternehmen sowie einem gesicherten Arbeitsplatz und Lohnzahlung. Der Staat ist an einer Abgabe der richtigen Steuerhöhe interessiert. Banken und andere Kreditgeber haben ein Interesse an einer ordnungsgemäßen Tilgung laufender Rückzahlungsverpflichtungen. Das Unternehmen selbst benötigt die Daten der Buchhaltung für Analysen und Auswertungen im Sinne einer Optimierung der Geschäftstätigkeit.

Aufgaben und Pflichten in der Buchhaltung

Die übergeordnete und zusammenfassende Aufgabe der Buchhaltung findet sich definiert in Paragraph 239, Absatz 2 Handelsgesetzbuch (HGB). Gemäß HGB besteht die maßgebliche Aufgabe in einer "laufenden, lückenlosen und sachlichen" Erfassung und Buchung der Geschäftsvorfälle. Als Basis für Jahresabschluss und Bilanz eines Unternehmens sind diese Buchungen von hoher Bedeutung. Aus dieser Vorgabe lassen sich die konkreten Aufgaben im Rahmen der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung ableiten.

Zentral ist der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit, wonach sämtliche Geschäftsvorfälle objektiv aus den Büchern herleitbar sein müssen. Damit verbunden ist der Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit. Auch (sachkundige) dritte Personen müssen imstande sein, die Inhalte der Bücher nachzuvollziehen.

Alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens sind separat zu bewerten. Nur in begründeten Einzelfällen sind Gruppenbewertungen gerechtfertigt. Dies ergibt sich aus dem Grundsatz der Einzelbewertung in den GoB.

Der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit gebietet, sämtliche geschäftlichen Vorfälle chronologisch und zeitnah aufzuzeichnen und zu verbuchen. Gemäß Grundsatz der Sicherheit hat die Archivierung der Unterlagen auf ordnungsgemäße Weise zu erfolgen.

Der Grundsatz der Vollständigkeit gebietet eine lückenlose und vollumfängliche Buchführung. Das Belegprinzip trägt schließlich dafür Sorge, dass sich alle geschäftlichen Vorfälle über einen entsprechende Beleg problemlos nachvollziehen lassen.

Buchhaltungspflichten: einfache und doppelte Buchführung

Grundsätzlich ist es Pflicht jedes Unternehmers, für eine ordnungsgemäße Buchführung zu sorgen. Die buchhalterische Praxis unterscheidet sich jedoch erheblich in Abhängigkeit von Faktoren wie Rechtsform und Größe. Grundsätzlich sind verschiedene Verfahren der Gewinnermittlung zu unterscheiden.

Freiberufler sowie Kleinunternehmer (Stichwort: Kleinunternehmerregelung) und landwirtschaftliche Betriebe sind zur vereinfachten Form der Gewinnermittlung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) berechtigt. In einem Formular des Bundesministeriums für Finanzen ist der Aufbau der EÜR seit 2005 festgelegt.

Die anspruchsvollere Form der Gewinnermittlung und Buchführung findet sich in der doppelten Buchführung. Diese ist für Gewerbetreibende ab dem Zeitpunkt von Bedeutung, in der sie nicht mehr als Kleinunternehmer tätig sind. Diese Einordnung ist an Einnahmegrenzen von 17.500 Euro im gegenwärtigen Geschäftsjahr sowie 50.000 Euro im kommenden Geschäftsjahr gebunden. Im Rahmen der doppelten Buchführung ist eine saubere Trennung der Soll- und Haben-Konten vorgesehen. Dies beinhaltet, geschäftliche Vorfälle separiert auf eigenen Konten zu verbuchen. Diese Konten sind wiederum in Hauptbuch, Grundbuch und Nebenbücher zu kategorisieren.

Unterstützung bei der Buchhaltung

In Abhängigkeit der Unternehmensgröße und des damit verbundenen Aufwands der Buchhaltung kann es sinnvoll sein, sie ganz oder in Teilen auszulagern. Steuerberater und andere Dienstleister unterstützen Unternehmen in wichtigen buchhalterischen Fragen und deren steuerlicher Handhabung. Steuerliche Vorteile einer sorgfältigen Buchhaltung können die Kosten für die Inanspruchnahme eines Steuerberaters schnell übersteigen. Weiterhin können Unternehmen sich in diesem Fall stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Unterstützung mit Buchhaltungs-Softwarelösungen

Durchdachte Softwarelösungen können dazu beitragen, den buchhalterischen Aufwand eines Unternehmens stark zu reduzieren. Das Softwarekonzept Candis beispielsweise bedient sich der Möglichkeit der Künstlichen Intelligenz (KI), um auf effiziente Weise Daten miteinander zu verknüpfen und bei Bedarf weiterzuleiten. Die weitgehend automatisch ablaufende Zuordnung der Transaktionen führt zu einer Minimierung des Zeitaufwands um etwa 80 Prozent. Die Software rationalisiert auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Es sind insbesondere KMUs, an die sich das Angebot von CANDIS richtet. Eine anfängliche Hürde stellen allerdings die hohen Investitionskosten der Software dar.

Fazit

Die Pflichten der Grundsätze der Buchhaltung betreffen grundsätzlich jede unternehmerisch tätige Person, vom Freiberufler bis zur GmbH. Umfang und Arbeitsaufwand der Buchhaltung hängen unter anderem von der Rechtsform ab. Durch Konsultation eines Steuerberaters oder durch den Einsatz leistungsstarker Buchhaltungs-Software finden Unternehmer umfangreiche Unterstützung in der Herausforderung der Buchhaltung.

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