Ein virtueller Datenraum (VDR, engl.: virtual data room), teilweise auch digitaler Datenraum (engl.: digital data room) genannt, ist ein virtueller Raum zur Verwaltung und Speicherung von Dokumenten.
Wer braucht einen virtuellen Datenraum und wie kann er davon profitieren?
Wahrscheinlich haben Sie schon einmal von einem virtuellen Datenraum (VDR) gehört und vielleicht sogar schon einmal einen benutzt.
Es ist nicht so einfach, eine Google-Suche durchzuführen und ein paar Rezensionen zu lesen, um herauszufinden, welcher virtuelle Datenraum am besten zu Ihrem Unternehmen und seinen Papieren passt.
Die mit dem VDR-Shopping verbundene Due Diligence ist entscheidend, und obwohl es zeitaufwändig sein kann, muss es nicht schwierig sein, und es wird definitiv zu vorteilhaften Konsequenzen für Ihr Unternehmen und seine Stakeholder führen.
Heutzutage sind virtuelle Datenräume die "Norm" für die Aufbewahrung vertraulicher Dokumente. Immer mehr Großunternehmen setzen routinemäßig virtuelle Datenräume ein. In diesem Beitrag werden wir die Grundlagen von virtuellen Datenräumen (VDRs) aufschlüsseln und erklären, wer am meisten davon profitieren könnte. Darunter sind Beispiele wie:
Banken für Finanztransaktionen und Investitionen
Um die Produktivität zu maximieren, verlassen sich viele Unternehmen stark auf virtuelle Datenräume. Dies liegt daran, dass alle Regierungsorganisationen nationale Vorschriften einhalten müssen, die den persönlichen Zugang einschränken, aber den digitalen Zugang zulassen.
Venture-Capital-Unternehmen
Es ist wichtig zu beachten, dass Private-Equity-Firmen genauso anfällig für geografische Beschränkungen sind wie jede andere Art von Unternehmen. Durch die Nutzung virtueller Datenräume sind diese Unternehmen in der Lage, alle geltenden Vorschriften zum Schutz vertraulicher Unternehmensinformationen einzuhalten.
Unternehmensberatung
Vertraulichkeitsvereinbarungen sind für Unternehmen wie diese üblich. Dies, zusammen mit den häufigen Reisen der Anwälte, bringt der Anwaltschaft große Vorteile durch die Nutzung virtueller Datenräume.
IT-Unternehmen
Virtuelle Datenräume werden von diesen Unternehmen häufig verwendet, um den Austausch von Dokumenten zwischen Mitarbeitern zu erleichtern. Die hier abgelegten Dokumente können alles von einer Analyse bis hin zu einem Vertrag beinhalten.
Konsolidierung durch Kauf oder Fusion
Daher sind Fusionen und Übernahmen in der modernen Geschäftswelt an der Tagesordnung. Ein virtueller Datenraum (VDR) von z.B. Firmex ist eine Plattform für die Abwicklung von Geschäften über das Internet in einer sicheren Umgebung, beispielsweise während einer Fusion oder Übernahme. Das Ziel ist es, die Dinge für beide Parteien so privat wie möglich zu halten, ohne Transparenz zu opfern.
Verschiedene andere Sektoren
Neben Banken, Bildung, Biotechnologie, Pharmazie, Biowissenschaften, Energie und Energie, Unterhaltung, Einzelhandel und Konsumgüterindustrie haben virtuelle Datenräume eine weite Verbreitung gefunden.
Unterschiedliche Funktionen eines virtuellen Datenraums
Ein virtueller Datenraum wie Firmex kann unterteilt werden, um den Dokumentationsanforderungen verschiedener Abteilungen in Ihrem Unternehmen gerecht zu werden. Insbesondere sind dies:
Unterlagen zur Firmengründung
Dies sind die gleichen Dateitypen, die Sie in einem herkömmlichen Datenraum finden würden. Beispiele für solche Dokumente sind Zertifikate, Satzungen, Protokolle von Vorstandssitzungen und Informationen über die Muttergesellschaft des Unternehmens.
Aktien und Anleihen
Eigenkapital und Kapitalstock sind das Thema dieses Abschnitts. Hier könnten die Firmenurkunden und ähnliche Dokumente aufbewahrt werden. Dieser Teil würde auch Details wie die Namen und Anteile der Hauptaktionäre Ihres Unternehmens enthalten.
Über Geld und Steuern
Dokumente wie Budgets und Finanzberichte werden hier besprochen. Texte zur Besteuerung, Einkommens- und Umsatzsteuer gehören zu den hier verfügbaren Gesetzbüchern.
Sicherheit von Ideen
Informationen zu Urheberrechten, Marken und Patenten finden Sie im Bereich geistiges Eigentum des virtuellen Datenraums. Hier finden Sie alle notwendigen rechtlichen Dokumente wie Lizenzen und Genehmigungen.
Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten
Akten zu rechtlichen Schritten, die entweder von oder gegen Ihr Unternehmen ergriffen wurden, finden Sie hier. Gläubigerunterlagen, Inkasso, Konkurs und damit zusammenhängende Angelegenheiten werden alle eingeschlossen.
Besitz und Ressourcen
Hier sind die Gebäude, Geräte und sonstigen Sachanlagen aufgeführt, die Ihrem Unternehmen gehören. In diese Kategorie fallen Mietverträge, Bebauungspläne, Kaufverträge und ähnliche Rechtsinstrumente.
Versicherungsangelegenheiten
Einzelheiten zu Versicherungen, einschließlich der für Ihr Unternehmen erforderlichen Deckungsarten, finden Sie in diesem Abschnitt.
Arbeitnehmerangelegenheiten
Arbeitsverträge, Leistungspakete, Beschwerdeverfahren, Untersuchungen des Mitarbeiterverhaltens und andere damit zusammenhängende Unterlagen werden hier behandelt.